Algemene voorwaarden Changefied B.V.
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen en overeenkomsten die daaruit voortvloeien tussen Changefied B.V. te Heerhugowaard, Kamer van Koophandel 90464559 en haar wederpartijen ("Opdrachtgever").
Bepalingen of voorwaarden gesteld door Opdrachtgever die afwijken van of niet voorkomen in, deze algemene voorwaarden zijn voor Changefied B.V. alleen bindend indien en voor zover dat uitdrukkelijk schriftelijk is aanvaard.
Changefied B.V. · Zakelijke klanten · Versie 1.0 · 7 oktober 2026
1. Toepasselijkheid en begrippen
1.1 Deze voorwaarden gelden voor aanbiedingen en overeenkomsten van Changefied B.V., gevestigd aan Stationsplein 99, Unit 181, 1703 WE Heerhugowaard, KvK 90464559, met klanten die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf of als organisatie. Zij zijn niet bedoeld voor consumenten.
1.2 Onder klant wordt verstaan de organisatie die de overeenkomst sluit. Onder deelnemer wordt verstaan een leerling, cliënt of andere
eindgebruiker die met een module oefent. Een module is een afzonderlijke software-leeromgeving van Changefied, zoals Virtual OV.
1.3 Deze voorwaarden hebben betrekking op softwarelicenties, hardwareverkoop, trainingen en standaardimplementatie. Voor hardwareverhuur, maatwerkontwikkeling en regionale samenwerking worden aanvullende afspraken gemaakt.
1.4 Afwijkingen gelden alleen wanneer partijen die schriftelijk overeenkomen. E-mail geldt als schriftelijk. Voorwaarden van de klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij Changefied deze schriftelijk aanvaardt.
2. Offerte en overeenkomst
2.1 De offerte omschrijft de levering, licentieomvang, tarieven en eventuele aanvullende diensten. Een offerte is dertig dagen geldig, tenzij daarin anders is vermeld.
2.2 De overeenkomst komt tot stand wanneer Changefied de schriftelijke aanvaarding van de klant ontvangt. De klant zorgt ervoor dat de aanvaarding door een bevoegde vertegenwoordiger wordt gedaan.
2.3 Changefied verstrekt de toepasselijke versie van deze voorwaarden en de toepasselijke licentieovereenkomst vóór of bij het sluiten van de overeenkomst op een wijze waarop de klant deze kan bewaren.
2.4 Wijzigingen en meerwerk worden vooraf schriftelijk overeengekomen, inclusief de gevolgen voor prijs en planning.
3. Prijzen en betaling
3.1 De offerte vermeldt of bedragen inclusief of exclusief btw zijn. Verzendkosten zijn niet standaard inbegrepen en worden vóór opdrachtbevestiging vermeld of afzonderlijk overeengekomen. Ook installatie- en andere bijkomende kosten worden vooraf afgesproken.
3.2 Software wordt per licentiejaar vooraf gefactureerd. Het factureringsmoment van hardware, training en implementatie wordt in de offerte vastgelegd. Facturen worden binnen dertig dagen na factuurdatum betaald.
3.3 De klant meldt een gemotiveerd bezwaar tegen een factuur zo spoedig mogelijk. Het niet-betwiste gedeelte blijft betaalbaar. Partijen onderzoeken het betwiste gedeelte in overleg.
3.4 Bij te late betaling kan Changefied de toepasselijke wettelijke handelsrente en redelijke, wettelijk toegestane incassokosten in rekening brengen. Opschorting van toegang volgt pas na een schriftelijke waarschuwing met een redelijke betalingstermijn, behoudens dringende omstandigheden.
4. Licentie, ingangsdatum en verlenging
4.1 De klant ontvangt een niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de overeengekomen module, organisatie en licentieomvang. De software wordt gebruikt voor interne onderwijs-, begeleidings- of trainingsdoeleinden. Ander gebruik vereist een schriftelijke afspraak.
4.2 Bij aanschaf van een licentie in combinatie met hardware begint het licentiejaar op de datum van levering van de hardware. Bij uitsluitend software wordt de ingangsdatum vooraf afgesproken en wordt de licentieperiode op de factuur bevestigd. Bij levering in delen leggen partijen vast welke levering de start bepaalt.
4.3 Een licentiejaar duurt twaalf maanden. Na afloop wordt de licentie automatisch met twaalf maanden verlengd, tenzij de klant uiterlijk één maand vóór het einde per e-mail opzegt of partijen schriftelijk andere afspraken hebben gemaakt.
4.4 Opzegging kan via info@changefied.nl. Changefied bevestigt ontvangst en einddatum. Het ontbreken van een bevestiging maakt een aantoonbaar ontvangen opzegging niet ongeldig.
4.5 Stoppen met gebruik tijdens het lopende licentiejaar geeft geen recht op restitutie. Het overeengekomen bedrag blijft verschuldigd. Dit laat wettelijke rechten bij een tekortkoming van Changefied onverlet.
5. Deelnemers en nacalculatie
5.1 Bij een deelnemerslicentie wordt het vooraf afgesproken aantal deelnemers gefactureerd. Iedere deelnemer telt eenmaal per module per licentiejaar, vanaf de eerste daadwerkelijke oefensessie. Herhaalde sessies en opnieuw instromen in hetzelfde licentiejaar tellen niet extra. Begeleiders die uitsluitend testen of demonstreren tellen niet mee.
5.2 Wanneer nacalculatie is overeengekomen, verstrekt de klant binnen dertig dagen na afloop van de betreffende licentieperiode het totale aantal unieke deelnemers. Deelnemers boven het afgesproken aantal worden gefactureerd tegen het tarief dat voor die licentieperiode gold. Bij minder deelnemers vindt geen restitutie plaats.
5.3 De klant houdt de unieke deelnemerstelling bij. Changefied registreert het aantal opgestarte levels zonder daaraan gekoppelde persoonsgegevens van deelnemers. Deze registratie dient als indicatie van het gebruik en als onderbouwing voor een inschatting van het deelnemersaantal. Herhaalde sessies kunnen tot meerdere levelstarts per deelnemer leiden. Bij verschillen bespreken partijen de telling en de gebruiksregistratie; een inschatting geldt niet automatisch als een exact aantal unieke deelnemers voor nacalculatie.
5.4 Voor het volgende jaar kunnen partijen een ander aantal afspreken. Zonder nieuwe afspraak blijft het laatst overeengekomen aantal gelden. Een nacalculatie verhoogt dit aantal niet automatisch. Afwijkende licentievormen, zoals onbeperkt gebruik, worden afzonderlijk vastgelegd.
6. Tarieven, onderhoud en ondersteuning
6.1 Tarieven blijven gelijk tijdens de afgesproken licentieperiode. Nieuwe tarieven worden minimaal zestig dagen vóór verlenging aangekondigd. Bij een latere aankondiging blijven de bestaande tarieven gelden voor die verlenging, tenzij de klant uitdrukkelijk instemt.
6.2 Reguliere updates, onderhoud en ondersteuning op afstand bij technische problemen en normaal gebruik zijn inbegrepen. Support is bereikbaar via info@changefied.nl. Zonder afzonderlijke afspraak gelden geen gegarandeerde reactie-, beschikbaarheids- of oplostijden.
6.3 Changefied onderzoekt gemelde problemen en spant zich in deze binnen een redelijke termijn op te lossen. De software is niet gegarandeerd ononderbroken of foutloos beschikbaar. Merkbaar onderbrekend gepland onderhoud wordt waar mogelijk vooraf aangekondigd.
6.4 Trainingen, locatiebezoeken en maatwerk vallen alleen onder de prijs als dit is afgesproken. De klant gebruikt technisch geschikte en door Changefied ondersteunde hardware. De softwarelicentie verplicht niet tot hardwareaanschaf bij Changefied.
7. Hardware, levering en controle
7.1 Hardware wordt vooraf gebruiksklaar ingericht volgens de afgesproken samenstelling. De klant zorgt voor de benodigde lokale voorzieningen en volgt de verstrekte instructies. Installatie op locatie is alleen inbegrepen wanneer dit is afgesproken.
7.2 Levertijden zijn indicatief, tenzij schriftelijk een bindende termijn is overeengekomen. Changefied meldt een verwachte vertraging zo spoedig mogelijk. Een indicatieve termijn neemt de verplichting tot levering binnen een redelijke termijn niet weg.
7.3 De klant controleert de levering binnen tien werkdagen en meldt zichtbare schade, ontbrekende onderdelen en problemen bij de eerste ingebruikname. Later ontdekte gebreken worden zo spoedig mogelijk gemeld. Deze controletermijn sluit aanspraken voor verborgen gebreken niet automatisch uit.
7.4 Eigendom van verkochte hardware gaat over na volledige betaling van de betreffende hardware. Het risico van verlies of beschadiging gaat over bij aflevering aan de klant of diens aangewezen ontvanger, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
8. Defecten en garantie
8.1 Changefied is het eerste aanspreekpunt voor defecten aan hardware die zij heeft verkocht. Changefied beoordeelt de melding en begeleidt waar van toepassing de afhandeling met fabrikant of leverancier.
8.2 De toepasselijke fabrieksgarantie laat de contractuele en wettelijke verplichtingen van Changefied als verkoper onverlet. Schade door vallen, onjuist gebruik of onvoldoende onderhoud wordt beoordeeld op oorzaak en toepasselijke garantievoorwaarden.
8.3 Leenhardware kan beschikbaar worden gesteld als deze beschikbaar is. De klant heeft zonder afzonderlijke afspraak geen gegarandeerd recht op leenhardware. Eventuele kosten en leenvoorwaarden worden vooraf overeengekomen.
8.4 Voor hardware van andere leveranciers verzorgt de klant de garantieafhandeling met die leverancier. Ondersteuning voor de software blijft mogelijk op geschikte en ondersteunde hardware.
9. Trainingen en annulering
9.1 Datum, locatie, inhoud en deelnemersaantal worden overeengekomen. De klant zorgt voor geschikte ruimte, voorzieningen en beschikbaarheid van de deelnemers.
9.2 Bij annulering of verplaatsing door de klant meer dan tien werkdagen vóór de training worden geen annuleringskosten berekend. Bij vijf tot en met tien werkdagen wordt 50% van de overeengekomen trainingsprijs berekend. Bij minder dan vijf werkdagen wordt 100% berekend. Werkdagen zijn maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van Nederlandse algemeen erkende feestdagen.
9.3 Een nieuwe training na een betaalde annulering of verplaatsing wordt afzonderlijk afgesproken. Partijen kunnen schriftelijk een afwijkende oplossing overeenkomen.
9.4 Als Changefied annuleert, kiest de klant tussen een nieuwe datum in overleg en terugbetaling van de niet-geleverde training. Bij niet-uitvoering door overmacht geldt tevens artikel 16.
10. Veilig gebruik en begeleiding
10.1 Changefied verstrekt handleidingen en relevante gebruiksinstructies. De klant volgt deze en de gezondheids- en veiligheidswaarschuwingen van de fabrikant, zorgt voor een veilige oefenruimte en bepaalt welke begeleiding bij de deelnemer past.
10.2 Bij klachten of ongemak wordt het gebruik direct gestopt. De klant beslist binnen haar professionele verantwoordelijkheid over geschiktheid van deelname en benodigde begeleiding.
10.3 De modules zijn leer- en oefenmiddelen. Zij bieden geen garantie op zelfstandig functioneren of reizen en vervangen geen individuele beoordeling of professionele begeleiding. Changefied blijft verantwoordelijk voor haar eigen levering en verstrekte instructies.
11. Intellectueel eigendom
11.1 Rechten op software, modules, scenario’s, documentatie en materialen blijven bij Changefied of haar licentiegevers. Hardwareaanschaf draagt geen software- of intellectuele eigendomsrechten over.
11.2 Ongeoorloofde verspreiding, doorverkoop, sublicentiëring en beschikbaarstelling van de software aan derden zijn niet toegestaan. Wettelijk toegestane handelingen en uitdrukkelijk overeengekomen gebruik vallen niet onder dit verbod.
11.3 De afzonderlijke licentieovereenkomst regelt het boetebeding voor ernstige overtredingen. Deze voorwaarden bevatten geen aanvullend of afwijkend boetebeding. Administratieve fouten of gebruik waarvoor nacalculatie is afgesproken worden niet automatisch als een beboetbare IP-inbreuk aangemerkt.
12. Vertrouwelijkheid
12.1 Partijen behandelen vertrouwelijke informatie van elkaar zorgvuldig en gebruiken deze alleen voor uitvoering van de overeenkomst. Zij leggen passende verplichtingen op aan betrokken medewerkers en ingeschakelde derden.
12.2 Deze verplichting geldt niet voor openbare informatie, rechtmatig van derden verkregen informatie of verstrekking die wettelijk verplicht is. Zij blijft na beëindiging gelden zolang de informatie redelijkerwijs vertrouwelijk is.
13. Gegevens en privacy
13.1 Changefied registreert het aantal opgestarte levels zonder daaraan gekoppelde persoonsgegevens van deelnemers. Deze registratie ondersteunt de inschatting van het deelnemersaantal volgens artikel 5.3. De klant houdt het unieke deelnemersaantal bij. Identificerende deelnemergegevens hoeven daarvoor niet standaard aan Changefied te worden verstrekt.
13.2 Contact-, factuur- en eventuele supportgegevens van de klant kunnen persoonsgegevens bevatten. Deze worden verwerkt voor de zakelijke relatie en volgens de toepasselijke privacyverklaring en wetgeving.
13.3 Als een aanvullende dienst verwerking van persoonsgegevens namens de klant vereist, leggen partijen de rollen en benodigde afspraken vooraf vast en sluiten zij waar vereist een verwerkersovereenkomst.
13.4 Voor zover Changefied overdraagbare klantgegevens bewaart, maken partijen afspraken over een redelijke exportmogelijkheid en verwijdering bij beëindiging. Wettelijke bewaarplichten blijven gelden. Deze bepaling belooft geen export van gegevens die niet worden opgeslagen.
14. Aansprakelijkheid
14.1 Changefied is aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst.
14.2 Onder directe schade vallen redelijke kosten om de oorzaak en omvang van de schade vast te stellen, redelijke herstelkosten die aan Changefied kunnen worden toegerekend en redelijke kosten ter voorkoming of beperking van de schade.
14.3 De aansprakelijkheid voor software is per gebeurtenis beperkt tot de overeengekomen softwarevergoeding voor het licentiejaar waarin de schadeveroorzakende gebeurtenis plaatsvindt. Voor hardware, trainingen en implementatie is de aansprakelijkheid per gebeurtenis beperkt tot het overeengekomen bedrag voor de betreffende levering of dienst. Een samenhangende reeks gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis. Heeft de schade betrekking op meerdere van deze prestaties, dan geldt de som van de daarvoor toepasselijke maxima.
14.4 Aansprakelijkheid voor indirecte schade, waaronder gederfde winst en misgelopen omzet, is uitgesloten voor zover wettelijk toegestaan.
14.5 De uitsluitingen en beperkingen van dit artikel gelden niet bij opzet of grove schuld van Changefied en niet voor aansprakelijkheid die op grond van dwingend recht niet kan worden uitgesloten of beperkt.
14.6 Bij een herstelbare tekortkoming stelt de klant Changefied zo spoedig mogelijk schriftelijk in gebreke met een voldoende duidelijke omschrijving van het probleem en een redelijke hersteltermijn. Dit is niet vereist wanneer de wet geen ingebrekestelling verlangt. Partijen nemen redelijke maatregelen om schade te beperken.
14.7 Dit artikel regelt de contractuele aansprakelijkheid tegenover de klant. Het beperkt geen wettelijke rechten van deelnemers of andere derden die niet aan de overeenkomst zijn gebonden.
15. Beëindiging en opschorting
15.1 Reguliere opzegging van een softwarelicentie vindt plaats volgens artikel 4. Beëindiging van een licentie betekent niet automatisch annulering van een afzonderlijke hardwarebestelling of training.
15.2 Bij een voldoende ernstige tekortkoming kan de andere partij de wettelijke rechten tot opschorting of ontbinding uitoefenen. Waar vereist gaat hieraan een schriftelijke ingebrekestelling met redelijke hersteltermijn vooraf. Opschorting is proportioneel aan de tekortkoming.
15.3 Na het einde van de licentie stopt het gebruiksrecht voor de software. Verkochte en betaalde hardware blijft eigendom van de klant. Vertrouwelijkheid, intellectuele eigendom en reeds opeisbare betalingsverplichtingen blijven van toepassing.
15.4 Nacalculatie bij eerdere beëindiging betreft uitsluitend daadwerkelijk gebruik tot het moment waarop de toegang eindigt. Afrekening bij ontbinding volgt de wet en de grond van beëindiging.
16. Overmacht
16.1 Bij een niet-toerekenbare verhindering meldt de getroffen partij dit zo spoedig mogelijk en beperkt zij de gevolgen redelijkerwijs. Nakoming kan worden opgeschort voor zover zij door de overmacht wordt verhinderd.
16.2 Storingen bij derden zijn niet automatisch overmacht; bepalend is of nakoming redelijkerwijs niet kan worden verlangd en de verhindering niet voor rekening van de partij behoort te komen.
16.3 Als de verhindering langer dan zestig dagen duurt, kan ieder van partijen het getroffen, nog niet uitgevoerde gedeelte schriftelijk beëindigen. Voor niet-geleverde prestaties worden vooruitbetalingen terugbetaald. Reeds geleverde prestaties worden redelijk afgerekend. Een tijdelijke softwareonderbreking maakt niet automatisch het volledige licentiejaar niet-geleverd.
17. Documenten, wijzigingen en bestaande contracten
17.1 Uitdrukkelijke klantspecifieke afspraken gaan voor op algemene bepalingen. De offerte regelt levering en commerciële afspraken; de licentieovereenkomst regelt softwaregebruik. Voor overige onderwerpen gelden deze voorwaarden. Een verwerkersovereenkomst gaat voor voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft.
17.2 Bij onduidelijkheid over tegenstrijdige specifieke afspraken stemmen partijen deze schriftelijk af. Afwijkingen worden niet uitsluitend afgeleid uit algemene formuleringen.
17.3 Nieuwe versies van deze voorwaarden gelden niet automatisch voor bestaande overeenkomsten. Toepassing op bestaande klanten wordt vooraf expliciet overeengekomen. Tariefwijzigingen bij verlenging volgen artikel 6.
17.4 Bij het contract wordt vastgelegd welke versie van de offerte, licentieovereenkomst en voorwaarden is verstrekt en aanvaard.
18. Recht en geschillen
18.1 Nederlands recht is van toepassing. Partijen proberen een geschil eerst in overleg op te lossen, zonder dat dit noodzakelijke
spoedmaatregelen verhindert.
18.2 Voor zover rechtsgeldig wordt een geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter van het arrondissement waarin Changefied is gevestigd. Dwingende bevoegdheidsregels blijven gelden.
18.3 Als een bepaling ongeldig blijkt, blijven de overige bepalingen in stand voor zover dit juridisch mogelijk is. Partijen zoeken een geldige vervangende afspraak die zo dicht mogelijk bij de bedoeling aansluit.
18.4 Contact voor vragen, support en opzegging: info@changefied
